Procurement Expert
De missie van de dienst Procurement is de goede uitvoering van de aankopen in overeenstemming met de regelgeving overheidsopdrachten.
Als teamlid van de dienst Procurement zul je instaan voor de behandeling van dossiers waarmee de aankoop van werken, leveringen en diensten wordt beoogd. De Procurement Expert zal zowel complexe dossiers waarbij de regelgeving overheidsopdrachten integraal van toepassing is, als minder complexe dossiers behandelen.
Wat doet een Procurement Expert bij skeyes?
Je zorgt voor de professionele uitvoering van de aankopen in overeenstemming met de regelgeving overheidsopdrachten en voor een correcte administratieve verwerking en opvolging van de dossiers. Dit omvat o.a. het centraliseren en beoordelen van informatie; het opstellen van opdrachtdocumenten; het opvolgen van de selectiefase (indien van toepassing) en de gunningsfase; bijwonen van eventuele onderhandelingsgesprekken, de sluiting van de opdracht en het administratief verwerken van dossier-gerelateerde informaties en gegevens.
Je werkt onder toezicht van de verantwoordelijke(n) voor de dienst Procurement. Voor bepaalde dossiers werk je in tandem aan dossiers met jouw directe collega’s (aankopers) en/of met de Legal Expert Procurement.
Je respecteert de interne procedures, zorgt voor de nodige rapportering (intern en extern) en staat in voor een efficiënt, effectief en kwalitatief beheer van de dossiers. Dit houdt onder meer in:
- Analyseren van de samenstellende elementen van de aankoopdossiers (bestelaanvragen) die worden aangeleverd door de verschillende competentiecentra van de onderneming en op basis daarvan bepalen welke eventuele bijkomende acties dienen te worden ondernomen.
- Verifiëren van de juistheid en adequaatheid van de gegevens en waar nodig meer diepgaand onderzoek voeren of contact nemen met collega’s van de verschillende competentiecentra.
- Opstellen en uitwerken van opdrachtdocumenten [administratief gedeelte en technisch gedeelte (beperkt)].
- Dossiers verwerken op het e-procurement platform.
- Controleren van aanvragen tot deelneming aan procedures, offertes en evaluatieverslagen.
- Opmaken van diverse administratieve documenten bv. bestelorders, gemotiveerde beslissingen, ….
- Verwerken en inbrengen van gegevens in het ERP-systeem en het beheren van databanken.
- Opvolgen van de facturatie, goedkeuringen (bv. PV’s), bankgaranties, gestelde waarborgen, …
- Opvolgen van de uitvoering van geplaatste opdrachten, in overleg met de interne klanten.
Je bouwt en onderhoudt goede relaties met interne klanten, (kandidaat) inschrijvers en opdrachtnemers. Dit houdt onder meer in:
- Ondersteunen van interne klanten.
- Beantwoorden van vragen en periodiek communiceren van informatie betreffende aankoopdossiers en contracten.
- Desgevallend deelnemen aan onderhandelingen en contractsluitingen.
Je ondersteunt de verantwoordelijken van de dienst procurement. Dit houdt onder meer in:
- Voorbereiden van beslissingen die binnen het domein van de verantwoordelijken van de dienst worden genomen bv. budget, behoefteanalyse.
- Opvolgen van en rapporteren over de evolutie van de behoeftes, aankoopdossiers, budgetten, behaalde resultaten en/of doelstellingen (o.a. KPI’s).
- Assisteren bij het beheer van de contracten database.
Profiel
Wat maakt van jou de perfecte Procurement Expert?
- Je behaalde bij voorkeur een Masterdiploma en je hebt reeds enige relevante werkervaring of je behaalde een professionele Bachelor en je hebt minstens 5 jaar relevante ervaring.
- Je hebt een sterke analytische mind en gaat uiterst nauwkeurig en kritisch te werk.
- Ervaring met of kennis van de wetgeving overheidsopdrachten, aankoop- en onderhandelingstechnieken zijn wenselijk.
- Je hebt gevoel voor organisatie en methode.
- Je schat de gevoeligheid van dossiers correct in en je kunt correct omgaan met vertrouwelijke informaties.
- Je communiceert vlot en helder in het Nederlands en het Frans, zowel mondeling als schriftelijk, kennis van het Engels is noodzakelijk.
- Je bent klantgericht, gericht op verbetering en probleemoplossend. Door je kritische blik draag je bij aan continuous improvement.
- Je ben in staat om individueel dossiers te behandelen, maar je werkt ook graag in teamverband.
- Administratief werk schrikt jou niet af.
- Je schrijft foutloze en duidelijke teksten
- Ervaring met het gebruik van ERP-systemen is een extra troef.